Kongresse



PLANUNG UND BERATUNG

• Planung des fachlichen und allgemeinen Programmes zusammen mit  Organisatoren

• Planung und Beratung bei der Auswahl der Örtlichkeit des Kongresses

• Beschaffung der notwendigen Werbematerialien über die örtliche Gegebenheiten

• Inspektion der  Destinationen und Veranstaltungsräume, sowie Dienstleistungen der fachlichen und allgemeinen Programmen betreffend

• Budgetplanung

 

ORGANISATION UND DURCHFÜHRUNG

Finanzen

• Kalkulation: die Verrechnungskontrolle

• Anfertigung der Abschlussrechnung nach dem Kongress

Anmeldung von Teilnehmern

• Erstellung von Anmeldeformularen

• Kommunikation mit Teilnehmern und Annahme ihrer Anmeldeformulare

• Bearbeitung der Anmeldeformulare und Registrierung der Teilnehmer

• Versendung der Anmeldebestätigung an die Teilnehmer

• Versendung der Mitteilungen an die Teilnehmer

• Ausgabe von Akkreditierungen und Materialien des Kongresses vor Ort (zusammen am Ziel)

• Kassieren der Anmeldegebühren im Namen und auf die Rechnung des Veranstalters

• Bearbeiten der Liste der Konferenzteilnehmer

• Anmeldung und Begleitung der eingeladenen Vortragenden

 

Hotel Dienstleistungen - Unterkunft

• Reservierung der Hotelunterkunft für Teilnehmer und Vortragende

• Erstellen einer Roomingliste

• Versendung der Buchungsbestätigungen an die Teilnehmer

• Überwachung von möglichen Änderungen und Stornierungen

• Fakturierung und Bezahlung der Unterkunft

 

Die Organisation der technischen Unterstützung

 

• Anmietung von Kongressräumlichkeiten

• Reservierung der Kongresstechnik

• Organisation der zusätzlichen Hoteldienstleistungen

• Bereitstellung des erforderlichen Personals

• Raumdekoration

• Beschaffung der Kongressmaterialien

• Informationspult, Anmeldestelle für Kongressteilnehmer mit Personal während des Kongresses

• Begleitende Ablaufkontrolle des Kongresses vor Ort

 

Sonstige Dienstleistungen

• Organisation der Beförderung

• Organisation der Ausflüge und Unterbringung der Teilnehmer vor und nach dem Kongress

• Buchung der Restaurants

• Fotografieren und Videoaufnahme des Kongresses

• Kommunikation mit Sponsoren und Aussteller und die Bearbeitung der Anmeldeformulare

• Marketing und Promotion

 

 

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